Bài 4: Data Validation & Conditional Formatting

Ở Bài 3, chúng ta đã học cách kết nối nhiều bảng dữ liệu bằng VLOOKUP, XLOOKUP và INDEX + MATCH. Nhưng khi dữ liệu ngày càng nhiều và có nhiều người cùng nhập, vấn đề mới lại phát sinh: làm sao để kiểm soát dữ liệu nhập vào cho đúng và làm nổi bật thông tin quan trọng trong bảng?

1. Giới thiệu

Đến đây, bạn đã biết cách tính toán (Bài 2) và kết nối nhiều bảng dữ liệu (Bài 3). Tuy nhiên, một vấn đề thường gặp là:

• Người dùng nhập dữ liệu sai (ví dụ gõ “Tháng 13”, hoặc gõ chữ thay vì số).
• Bảng dữ liệu dài, khó nhận ra đâu là giá trị nổi bật.

Excel có 2 công cụ cực kỳ hữu ích để giải quyết vấn đề này:

• Data Validation – kiểm soát dữ liệu nhập vào.
• Conditional Formatting – làm nổi bật thông tin theo điều kiện.

2. Nội dung chính

Data Validation

Cho phép giới hạn dữ liệu nhập vào ô theo các quy tắc:

• List (Dropdown): người dùng chỉ chọn trong danh sách.
• Whole Number / Decimal: chỉ cho nhập số trong khoảng nhất định.
• Date: chỉ cho nhập ngày trong một khoảng thời gian.
• Custom: viết công thức kiểm soát dữ liệu.

Thao tác:

1. Chọn cột/ô cần kiểm soát.
2. Vào tab Data → Data Validation.
3. Chọn loại điều kiện.

Conditional Formatting

Dùng để tô màu các ô theo điều kiện:

• Highlight Cell Rules: tô màu khi >, <, =, chứa text…
• Top/Bottom Rules: tô top 10, bottom 10, top %.
• Data Bars, Color Scales, Icon Sets: trực quan hoá bằng màu sắc, thanh ngang, biểu tượng.

Thao tác:

1. Chọn vùng dữ liệu.
2. Vào tab Home → Conditional Formatting.
3. Chọn quy tắc.

3. Ví dụ thực tế

Bảng dữ liệu:

Order_ID	Customer	Revenue
001	An Nguyen	5,200,000
002	Bình	12,500,000
003	Chi	1,800,000
004	Dũng	9,000,000
005	Hà	15,200,000

Bài toán 1: Tạo dropdown chọn “Khu vực”

• Cột mới “Region”: Bắc, Trung, Nam.
• Dùng Data Validation → List → nhập “Bắc,Trung,Nam”.
• Khi nhập dữ liệu, chỉ được chọn trong 3 giá trị đó.

Bài toán 2: Tô màu đơn hàng có Revenue > 10 triệu

• Chọn cột Revenue.
• Vào Conditional Formatting → Highlight Cell Rules → Greater Than → 10000000.
• Kết quả: Order 002 và 005 được tô màu.

Bài toán 3: Làm nổi bật Top 3 khách hàng doanh thu cao nhất

• Chọn cột Revenue.
• Vào Conditional Formatting → Top/Bottom Rules → Top 10 Items → nhập 3.
• Excel sẽ highlight 3 giá trị cao nhất.

4. Bài tập tự luyện

1. Thêm một cột “Phương thức thanh toán” (Cash, Bank, Credit). Tạo dropdown để chọn.
2. Highlight tất cả đơn hàng có Revenue < 3 triệu.
3. Tô màu khách hàng có doanh thu nằm trong Top 20%.

5. Kết luận

Với Data Validation và Conditional Formatting, bạn không chỉ kiểm soát dữ liệu đầu vào mà còn giúp bảng tính trở nên trực quan, dễ theo dõi hơn.

Bạn có thể tải file dữ liệu mẫu để thực hành tại đây:

Download File Excel