KPI trong Excel – từ SUMIFS đến Dashboard mini

 

1. Giới thiệu

Khi nhắc đến KPI (Key Performance Indicator), đa số mọi người nghĩ ngay đến những con số lớn, dashboard đẹp mắt, và những công cụ chuyên nghiệp như Power BI, Tableau. Tuy nhiên, Excel – một công cụ tưởng chừng “cũ kỹ” – vẫn là lựa chọn hàng đầu trong nhiều doanh nghiệp để theo dõi và quản lý KPI hằng ngày.

Điểm mạnh của Excel là linh hoạt, dễ triển khai, không tốn thêm chi phí và đặc biệt là ai cũng có thể học nhanh. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi qua một hành trình nhỏ: từ việc dùng công thức SUMIFS để tính KPI, đến việc ghép chúng lại thành một mini-dashboard ngay trong Excel.

2. Hiểu đúng về KPI trong doanh nghiệp

Trước khi bắt tay vào Excel, cần nhắc lại một chút: KPI không phải là con số bất kỳ. Đó là những chỉ số cốt lõi phản ánh hiệu quả hoạt động.

Ví dụ:

• Sales: Doanh thu, số đơn hàng, giá trị đơn trung bình (AOV).
• Marketing: Chi phí quảng cáo, số khách hàng mới, tỷ lệ chuyển đổi (CVR).
• Vận hành: Tỷ lệ giao hàng đúng hạn, tồn kho trung bình.

Điểm quan trọng: KPI phải có dữ liệu đầu vào rõ ràng và đo lường được trong Excel.

3. SUMIFS – “vũ khí bí mật” để tính KPI

Trong Excel, SUMIFS là hàm thường được dùng để tính KPI vì nó có khả năng cộng theo nhiều điều kiện.

3.1 Cú pháp

=SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)

• sum_range: vùng dữ liệu cần tính tổng
• criteria_range: vùng điều kiện
• criteria: điều kiện lọc

3.2 Ví dụ

Giả sử bạn có bảng Sales_Data:

Date	Region	Salesperson	Revenue
01/09/2025	North	Alice	1200
01/09/2025	South	Bob	800
02/09/2025	North	Alice	1000
02/09/2025	South	Carol	600

Câu hỏi: Tổng của Alice tại khu vực North trong tháng 9/2025 là bao nhiêu?

Công thức:

=SUMIFS(D2:D5, B2:B5, "North", C2:C5, "Alice")

Kết quả: 2200.

Với cùng logic, bạn có thể tính Revenue by Region, Revenue by Salesperson, Revenue by Month. Đây chính là nền tảng của KPI.

4. Xây dựng hệ thống KPI từ SUMIFS

4.1 Bảng dữ liệu chuẩn

Để tính KPI hiệu quả, dữ liệu nên có dạng table chuẩn hoá (long-form table).
Ví dụ:

Date	Channel	Campaign	Revenue	Orders
01/09/2025	Facebook	A	1200	15
01/09/2025	Google	B	1000	12
02/09/2025	Facebook	A	1500	18
02/09/2025	Google	B	900	10

4.2 KPI cơ bản

• Doanh thu theo kênh:

  =SUMIFS(Revenue, Channel, "Facebook")
  

• Số đơn hàng trong tháng 9:

  =SUMIFS(Orders, Date, ">=01/09/2025", Date, "<=30/09/2025")
  

• AOV (Average Order Value):

  =Tổng Doanh thu / Tổng Đơn hàng
  

4.3 Tạo bảng KPI

KPI	Formula (Excel)	Kết quả
Total Revenue	=SUM(Revenue)	4600
Orders	=SUM(Orders)	55
Avg Order Value	=Total Revenue / Orders	83.6
Revenue Facebook	=SUMIFS(Revenue, Channel, "Facebook")	2700
Revenue Google	=SUMIFS(Revenue, Channel, "Google")	1900

=> Đây chính là “khung KPI cơ bản” trước khi đi lên Dashboard.

5. Từ KPI đến Mini Dashboard

Sau khi đã có bảng KPI, bước tiếp theo là trực quan hóa.

5.1 Conditional Formatting

• Highlight KPI vượt target (xanh) hoặc dưới target (đỏ).
• Ví dụ: Orders < 50 → nền đỏ.

5.2 Sparklines

• Dùng Insert → Sparklines để tạo mini chart trong ô.
• Giúp hiển thị xu hướng theo thời gian ngay trong bảng KPI.

5.3 Data Bars & Icons

• Thêm thanh tiến độ (progress bar) để biểu diễn % so với target.
• Dùng icon sets (✓, !, ✗) để đánh giá nhanh tình trạng KPI.

5.4 Mini Dashboard Layout

Tạo 1 sheet riêng, gom KPI chính vào một bảng tóm tắt. Ví dụ:

KPI	Actual	Target	Status
Revenue	4600	5000	🔴
Orders	55	50	🟢
AOV	83.6	80	🟢
Revenue Facebook	2700	3000	🔴
Revenue Google	1900	2000	🟠

Chỉ nhìn bảng này là cấp quản lý có thể nắm tình hình trong 30 giây.

6. Tips & Tricks để làm KPI trong Excel hiệu quả

1. Dùng Table (Ctrl+T): dữ liệu động, dễ mở rộng.
2. Đặt tên vùng (Named Range): giúp công thức dễ đọc.
3. Dùng PivotTable khi dữ liệu lớn: SUMIFS chạy chậm khi file >100k dòng.
4. Kết hợp với Power Query: tự động hoá việc load & làm sạch dữ liệu.
5. Dashboard tối giản: chỉ giữ lại KPI chính, đừng biến Excel thành Power BI “mini” quá phức tạp.

7. Khi nào nên chuyển từ Excel sang BI tool?

Excel rất mạnh, nhưng cũng có giới hạn:

• File nặng > 100MB, SUMIFS chậm.
• Nhiều nguồn dữ liệu cần gom.
• Dashboard cần chia sẻ online.

Khi đó, hãy nghĩ đến Power BI hoặc Tableau. Tuy nhiên, để bắt đầu nhanh, Excel KPI + Mini Dashboard vẫn là lựa chọn tốt nhất.

8. Kết luận

Từ một hàm cơ bản như SUMIFS, bạn có thể xây dựng nên cả một hệ thống KPI trong Excel – gọn gàng, trực quan và hiệu quả. Không cần phải chờ đến khi có BI tool, bạn hoàn toàn có thể bắt đầu quản lý KPI ngay hôm nay bằng chính Excel.

Điều quan trọng không phải là công cụ, mà là cách bạn định nghĩa và theo dõi KPI một cách nhất quán.